Bespreek het met de vertrouwenspersoon!
Steeds meer bedrijven, verenigingen en organisaties zorgen dat ze een vertrouwenspersoon hebben, om een veilig klimaat te waarborgen. In 2016 bleek uit onderzoek van TNO en SZW, dat ruim 1,2 miljoen werknemers te maken hadden met ongewenst gedrag op het werk, zoals pesten, discriminatie en (seksuele) intimidatie. Ongewenst gedrag leidt gemiddeld tot 7% extra verzuimdagen per slachtoffer per jaar. Dit is een kostenpost van 1,7 miljard euro aan loondoorbetaling, aldus TNO. Tevens verdubbelt ervaring met dit gedrag, in combinatie met een hoge werkdruk, de kans op burn-out.
Wat doet een vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon is degene die in volledig vertrouwen naar je kan luisteren, als er iets niet goed gaat op het werk. Je krijgt bijvoorbeeld te maken met ongewenste omgangsvormen, je ziet misstanden of integriteitsschendingen (zoals vriendjespolitiek of fraude) gebeuren of je hebt er een sterk vermoeden van. Je verhaal doen aan de vertrouwenspersoon is vaak al een flinke stap. Je moet toch aan een betrekkelijke vreemde vertellen wat jou zo dwarszit of wat je hebt meegemaakt. Dan is het goed om te weten wat je kan verwachten.
Vertrouw de persoon
Steeds vaker vragen organisaties en melders aan ons: “Hoe vertrouwelijk is de vertrouwenspersoon nou echt?”.
Allereerst is alles vertrouwelijk wat jij vertelt aan een vertrouwenspersoon in zijn of haar rol. De vertrouwenspersoon legt de medewerker aan het begin van het eerste gesprek precies uit wat er onder zijn geheimhoudingsplicht valt. Het is tegen de gedragscode van de vertrouwenspersonen om zonder toestemming delen van de gesprekken openbaar te maken. Ook na de periode dat een vertrouwenspersoon iemand bijstaat, hoort alles geheim te blijven.
De geheimhoudingsplicht van de vertrouwenspersoon vervalt, wanneer de vertrouwenspersoon dit nodig heeft om zich te kunnen verweren in (pre) juridische procedures, inclusief een klachtenprocedure. Daarnaast moet de vertrouwenspersoon het onmiddellijk aan de medewerker melden, zodra de vertrouwenspersoon zijn geheimhoudingsplicht moet doorbreken op grond van gewetensnood, wettelijke bepalingen of anderszins.
Naast de medewerker staan
De vertrouwenspersoon staat naast de medewerker, maar moet ook onafhankelijk blijven. Dat betekent in de praktijk dat je op of buiten het werk geen relatie met elkaar mag hebben (vrienden, familie o.i.d.). Deze persoon staat je bij in het hele traject, maar kan niet namens jou onderhandelen of bemiddelen. Hij of zij staat jou immers bij.
Het moet vooraf heel duidelijk zijn, wat de vertrouwenspersoon wel of niet doet. Zo is de vertrouwenspersoon bijvoorbeeld verplicht om een dossier aan te leggen, maar ook om te zorgen dat anderen dat niet in kunnen zien. Dit dossier mag zelfs alleen aan een andere vertrouwenspersoon worden overgedragen, als jij dat goed vindt.
Wie is de vertrouwenspersoon?
In essentie is elke vertrouwenspersoon integer en betrouwbaar en doet hij/zij het werk naar beste kunnen. Persoonlijke kwaliteiten zijn daarbij essentieel. Je mag verwachten dat een vertrouwenspersoon evenwichtig, flexibel en doortastend is en empathisch vermogen heeft. Ook is hij of zij materiedeskundig, vaardig in gespreksvoering, en heeft kennis van de sociale kaart en hulpverleningsinstanties. De gekwalificeerde vertrouwenspersonen van Emergenz voldoen hier uiteraard aan.
Een gezond een divers bedrijf heeft vertrouwenspersonen
Als jij wilt zorgen dat jouw bedrijf inclusief wordt voor iedereen, ongeacht achtergrond, cultuur, geaardheid en geslacht, dan betekent het ook dat jouw mensen zich vrij moeten voelen om misstanden en ongewenst gedrag te melden. Daar moet je niet bang voor zijn. Juist het op tijd melden van zaken die misschien niet goed lopen, zorgt ervoor dat jouw bedrijf niet alleen divers wordt, maar ook blijft.
Wij kunnen je daarbij helpen en adviseren. Als sparringpartner kunnen onze vertrouwenspersonen de mogelijkheden en de risico’s met je bespreken, zodat jij jouw organisatie inclusief krijgt en houdt. Alleen dan bouwen we samen aan een bedrijf, school of maatschappij waar iedereen zichzelf kan zijn en zich veilig mag voelen.