Externe vertrouwenspersonen

De meesten van ons hebben op het werk te maken met andere mensen zoals collega’s, klanten, leidinggevenden, patiënten enz. Vaak verlopen de contacten prettig, maar er kunnen ook vervelende dingen gebeuren zoals pesten, (seksuele)intimidatie, agressie of zelfs geweld. De gevolgen van ongewenste omgangsvormen kunnen ernstig zijn: verloop, persoonlijk verdriet, verzuim en zelfs arbeidsongeschiktheid. Als werkgever heeft u de plicht om werknemers te beschermen tegen psychosociale (arbeids)belasting door ongewenste omgangsvormen.

Door een vertrouwenspersoon binnen uw organisatie aan te stellen, werkt u aan het voorkomen van ongewenst gedrag. Een vertrouwenspersoon is opgeleid om op de juiste wijze met vertrouwelijke zaken om te gaan en om de melder te helpen. Soms is het onpraktisch of onmogelijk om intern een vertrouwenspersoon aan te stellen. In dat geval kunt u gebruik maken van een professionele externe vertrouwenspersonen van Emergenz.

Wat is een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon is een persoon binnen een bedrijf, school of vereniging, aan wie men vertrouwelijke zaken kwijt kan. Een vertrouwenspersoon kan medewerkers een veilige plek bieden om hun verhaal te doen en meewerken aan het oplossen en voorkomen van problemen.

Het is hierbij essentieel dat medewerkers de vertrouwenspersoon volledig kunnen vertrouwen! Integriteit en vertrouwelijkheid staan centraal, wat betekent dat de medewerker zich veilig voelt in het contact. Een vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht. Dit mag hij alleen verbreken als sprake is van een strafbaar feit en/of de vertrouwenspersoon in gewetensnood komt. Hij of zij zet normaal gesproken pas stappen als de melder daarvoor toestemming geeft. De vertrouwenspersonen van Emergenz. onderschrijven de gedragscodes van wetgever en beroeporganisaties.

Afspraken externe vertrouwenspersonen

Goed opgeleide, ervaren vertrouwenspersonen kunnen prima extern zijn. Werknemers nemen telefonisch of per e-mail contact op of een maken een afspraak op het werk of juist buiten de deur. Onze vertrouwenspersonen werken zowel preventief als reactief. Zij helpen u bij het opstellen van deugdelijk beleid én bij de uitvoering ervan.

Het is ook mogelijk om de vertrouwenspersoon een of meer dagen per week of maand intern te plaatsen. Dit heeft als voordeel dat de vertrouwenspersoon uw organisatie en bedrijfscultuur beter leert kennen. Voor werknemers is de drempel om contact op te nemen minder hoog.

Vertrouw de persoon

Het uitgangspunt: alles wat aan een vertrouwenspersoon in zijn of haar rol verteld wordt, is vertrouwelijk. De vertrouwenspersoon legt de medewerker aan het begin van het eerste gesprek precies uit wat er onder zijn geheimhoudingsplicht valt. Het is tegen de gedragscode van de vertrouwenspersonen om zonder toestemming delen van de gesprekken openbaar te maken. Ook na de periode dat een vertrouwenspersoon iemand bijstaat, hoort alles geheim te blijven.

De geheimhoudingsplicht van de vertrouwenspersoon vervalt pas, wanneer de vertrouwenspersoon dit nodig heeft om zich te kunnen verweren in (pre) juridische procedures, inclusief een klachtenprocedure. Daarnaast moet de vertrouwenspersoon het onmiddellijk aan de medewerker melden, zodra de vertrouwenspersoon zijn geheimhoudingsplicht moet doorbreken op grond van gewetensnood, wettelijke bepalingen of anderszins.

Dit doet een (externe) vertrouwenspersoon

het verlenen van een luisterend oor aan werknemers die ongewenst gedrag hebben ervaren,
hulp en advies bieden bij vertrouwelijke zaken, zoals pesten,
onderzoeken of oplossing in de informele sfeer mogelijk is,
informeren over en begeleiden bij andere oplossingen zoals klachtenprocedures,
doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator,
adviseren en ondersteunen van leidinggevenden en management bij preventie van ongewenste gedrag op de werkvloer,
sparringpartner voor opstellen beleid voor preventie van psychosociale (arbeids)belasting,
registratie van gevallen van ongewenst gedrag,
opstellen van klaagschriften voor de (landelijke) klachtencommissie en/of aanwezig zijn bij een eventuele hoorzitting.

Wettelijke plicht voor werkgevers

Als werkgever bent u vanuit de Arbowet verplicht om te zorgen voor veilige werkomstandigheden, ook waar het psychosociale arbeidsbelasting betreft. Zo wordt van u verwacht dat u aandacht schenkt aan het voorkomen van ongewenste omgangsvormen (zoals pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie, agressie en geweld). Dit veroorzaakt veel persoonlijk leed en kan zelfs leiden tot verzuim of arbeidsongeschiktheid.

Door een vertrouwenspersoon aan te stellen in uw organisatie werkt u aan de volgende zaken:

begeleiding en opvang als medewerkers last hebben van ongewenst gedrag
werknemers informatie geven over ongewenste omgangsvormen en de rol en aanpak van de vertrouwenspersoon
management adviseren over preventie en beleid om ongewenst gedrag te voorkomen