Een vertrouwenspersoon voor uw werknemers

Wat is een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon is een persoon binnen een bedrijf, school of vereniging, aan wie men vertrouwelijke zaken kwijt kan. Zaken die bijvoorbeeld te maken hebben met ongewenste omgangsvormen van collega’s, leidinggevenden of begeleiders. Een vertrouwenspersoon is opgeleid om op de juiste wijze met vertrouwelijke zaken om te gaan en om de melder te helpen. Essentieel is dat medewerkers de vertrouwenspersoon volledig in vertrouwen kunnen nemen. Integriteit en vertrouwelijkheid staan centraal; het contact moet voor de medewerker veilig zijn. Een vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht (tenzij er sprake is van wetsovertredingen) en zet pas stappen als de melder daarvoor toestemming geeft. Er zijn gedragscodes ontwikkeld door de wetgever en beroeporganisaties waar vertrouwenspersonen zich aan houden.

Waarom een externe vertrouwenspersoon?
Organisaties zijn wettelijk verplicht om hun werknemers te beschermen tegen psychosociale (arbeids)belasting. Zij dienen hiervoor een beleid opstellen en ook daadwerkelijk uitvoeren.

Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan een belangrijke bijdrage leveren aan die uitvoering. Omdat het soms praktisch niet goed mogelijk is om intern een vertrouwenspersoon aan te stellen, kan gekozen worden voor een vertrouwenspersoon via Emergenz.

Deze goed opgeleide, ervaren vertrouwenspersonen kunnen extern gehuisvest zijn. Werknemers kunnen dan telefonisch contact opnemen of een afspraak maken met de vertrouwenspersoon.

Het is ook mogelijk om de vertrouwenspersoon één of meerdere dagen per periode intern te stationeren. Deze werkwijze heeft verschillende voordelen: de vertrouwenspersoon leert de organisatie en de cultuur binnen de organisatie beter kennen en voor werknemers is de drempel minder hoog om contact op te nemen met de vertrouwenspersoon. Tevens kan de externe vertrouwenspersoon uw sparringpartner zijn, bij het opstellen en verbeteren van het beleid binnen uw organisatie.

Wat doet een vertrouwenspersoon?
De taken van een vertrouwenspersoon bestaan onder andere uit:

Het verlenen van een luisterend oor aan werknemers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben over vertrouwelijke zaken, zoals pesten;
Nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is;
De melder informeren over en begeleiden bij andere oplossingsmogelijkheden zoals klachtenprocedures;
Het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator;
Het adviseren en ondersteunen van leidinggevenden en management bij het voorkomen van Ongewenste Omgangsvormen;
Het registreren van gevallen van Ongewenste Omgangsvormen;
Het helpen bij het maken van klaagschriften voor de (landelijke) klachtencommissie en/of aanwezig zijn bij een eventuele hoorzitting.

Download hier onze brochure